FAQ zu den Varianten

Was geschieht, wenn die maximale Datenbankgröße meiner Variante erreicht ist?

In diesem Fall können Sie keine weiteren Dokumente hochladen. Auch neue Versionen von Dokumenten können Sie nicht mehr hochladen. Vorhandene Dokumente können Sie wie gewohnt weiter nutzen.

Was geschieht, wenn bei der Variante Starter die Grenze für die Anzahl von Dokumenten erreicht ist, nicht aber die Grenze für die maximale Datenbankgröße?

In diesem Fall können Sie keine weiteren Dokumente hochladen. Neue Versionen von Dokumenten können Sie bis zum Erreichen der Grenze für die Größe der Datenbank weiter hochladen. Vorhandene Dokumente können Sie wie gewohnt weiter nutzen.

Wieviel Speicherplatz benötigt ein Dokument oder eine neue Version eines Dokumentes?

Die Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. In der von uns selbst genutzten Instanz sind etwa 3.000 Dokumente einschließlich der dazugehörigen Metadaten, historisierten Daten, protokollierten Informationen und Konfigurationsangaben in etwa einem GB gespeichert. In Ihrer Instanz könnte dieser Wert anders sein, z. B. bei einer anderen durchschnittlichen Größe eines Dokumentes.

Zählen logisch gelöschte Dokumente bei der Zählung der Dokumente mit?

Ja, logisch gelöschte Dokumente zählen dazu, unabhängig davon, ob sie noch einem Team zugeordnet sind.

Zählen in der Datenbank gelöschte Dokumente bei der Zählung der Dokumente mit?

Nein, vollständig gelöschte Dokumente zählen nicht dazu.

Kann ich Dokumente löschen?

Eine Löschung ist in drei Stufen möglich. Zunächst verschieben Sie das Dokument in den Papierkorb. Als nächstes können Sie das Dokument für das aktuelle Team logisch löschen. Andere Teams haben danach weiter Zugriff darauf. Gehört ein Dokument zu keinem Team mehr und ist es laut dem von Ihnen vergebenen Dokumentendatum und Dokumententyp nicht mehr aufbewahrungspflichtig, kann es auch in der Datenbank der jeweiligen DMS-Instanz unwiederbringlich gelöscht werden. Hierzu können Sie uns einen kostenpflichtigen Löschauftrag geben. Wir löschen dann alle Dokumente einer DMS-Instanz die die oben genannten Kriterien erfüllen.

Können in der Datenbank durch einen Löschauftrag gelöschte Dokumente wiederhergestellt werden?

Nein, dies ist nicht möglich. Die Dokumente sind unwiederbringlich gelöscht.

Können logisch gelöschte Dokumente, die keine Teamzuordnung mehr haben, wiederhergestellt werden?

Sofern diese Dokumente nicht durch einen Löschauftrag unwiederbringlich gelöscht wurden, können sie, falls für Ihre Variante noch genügend freier Speicherplatz existiert, wiederhergestellt werden. Erteilen Sie uns dazu bitte einen entsprechenden kostenpflichtigen Auftrag. Wir stellen alle entsprechenden Dokumente wieder her und ordnen sie einem bei der Wiederherstellung automatisch erstellten Team zu.

Kann ich die Daten meiner Instanz herunterladen?

Ja, dies ist jederzeit möglich. Wir erstellen aus den Daten Ihrer Instanz einen Datenbank-Dump und stellen Ihnen diesen zum Download bereit. Die Bereitstellung ist kostenpflichtig.

Kann ich meine nicht mehr benötigte Instanz löschen lassen?

Ja, das ist möglich und sinnvoll, falls Sie Ihre Instanz nicht mehr nutzen wollen, nicht zuletzt auch aus Datenschutzgründen. Kontaktieren Sie uns gerne dazu und bestätigen Sie uns Ihren Löschauftrag. Wir führen dann umgehend und kostenlos Ihren Löschauftrag aus.

Wie lange kann ich die Variante Starter nutzen?

Die Nutzungsdauer ist nicht begrenzt. Sollten Sie die Anwendung nicht weiter nutzen wollen, erteilen Sie uns bitte den Auftrag, die Daten Ihrer Instanz unwiederbringlich zu löschen. Wir führen diesen Auftrag umgehend und kostenlos aus.

Kann ich zu einer anderen Variante mit mehr Speicherplatz wechseln?

Ja, das ist jederzeit möglich. Der Wechsel ist kostenlos. Anschließend stellen wir die Kosten für die neue Variante in Rechnung. Teilen Sie uns Ihren Wechselwunsch einfach per E-Mail mit.

Kann ich zu einer anderen Variante mit weniger Speicherplatz wechseln?

Sofern Sie die Grenzen der neuen Variante nicht bereits überschritten haben, ist das möglich. Der Wechsel ist kostenpflichtig. Anschließend stellen wir die niedrigeren Kosten der neuen Variante in Rechnung.