Funktionsweise und Ablauf

Wir verwenden den Begriff Offline-Archiv für eine Archivierungssoftware die keinen Server benötigt und damit auch offline betrieben werden kann.

Unser Advernet.de Offline-Archiv wird als Serverless Single-Page-Application erstellt. Dies ist eine auf HTML und JavaScript basierte Anwendung die lokal auf Ihrem Computer auch ohne Internet-Zugang lauffähig ist.

Mit dem zunächst bereitgestellten Online-Archiv können Sie Dokumente hochladen und diese verschlagworten. Nach dem Hochladen läuft bei bestimmten Dateitypen, z. B. bei PDF-Dateien, eine OCR-Texterkennung und die Archivsoftware erstellt daraus sowie aus dem Dateinamen der hochgeladenen Daten Vorschläge für Schlagworte und andere Metadaten.

Sofern die vereinbarte Produktvariante dies vorsieht, erhalten die Dokumente beim Hochladen qualifizierte elektronische Zeitstempel.

Sie können im gebuchten Zeitraum, in der Regel drei Monate, und im Rahmen der genutzten Produktvariante Dokumente hochladen sowie Schlagworte und andere Metadaten verwalten.

Wenn Sie mit der Dokumentenauswahl und mit dem Verwalten von Metadaten fertig sind, laden Sie Dokumente und Metadaten als Offline-Archiv herunter. Falls Sie Dokumente vergessen haben oder Metadaten ändern möchten, können Sie das Exportieren bis zu 10 Mal wiederholen. Bei Nutzung einer entsprechenden Produktvariante wird das Offline-Archiv bei jedem Exportieren mit einem einzelnen qualifizierten elektronischen Zeitstempel versehen.