Grundlagen

Allgemeines zu Advernet.de DMS

Advernet.de DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Advernet.de GmbH. Das DMS läuft als Serveranwendung. Benutzer können via Webbrowser darauf zugreifen.

Einsatzbereiche

Das DMS bietet die Möglichkeit, elektronische Dokumente zu speichern, zu verwalten und auf diese zuzugreifen. Es ist insbesondere für Geschäftsdokumente ausgelegt, beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine und Verträge.

Die Anwendung ist für fertiggestellte Dokumente gedacht, deren Stand selten aktualisiert wird. Für Einsatzzwecke, in denen die Dokumente häufigen Änderungen unterworfen sind und die Verwaltung der Versionen eine wesentliche Rolle spielt, ist die Anwendung weniger geeignet.

Grundsätzlich können Dokumente in jedem Format hochgeladen werden, bevorzugtes Format ist jedoch PDF.

Dokumente können für mehrere Teams verwaltet werden, wobei es auch gemeinsame Dokumente geben kann. Datum, Dokumententyp, Schlagworte, eine Notiz und andere Metadaten können den Dokumenten zugeordnet werden.

Nicht nur die Dokumente sondern auch die Benutzer sind in Advernet.de DMS einem oder mehreren Teams zugeordnet. Innerhalb eines Teams erhält ein Benutzer seine Zugriffsrechte über seine Rolle in diesem Team.

Der Zugriff auf die Anwendung via Webbrowser unterstützt den Zugriff auf Dokumente auch bei räumlich entfernten Arbeitsplätzen, z. B. Heimarbeitsplätzen.

Dokumente können als ZIP-Archiv exportiert werden. Archive können auch Metadaten als CSV-Dateien in konfigurierbaren Formaten enthalten.

Arbeitsabläufe können durch Kennzeichnen der Dokumente mit bestimmten Schlagworten, Verschieben der Dokumente innerhalb der Ablagefächer eines Teams und Weiterleiten von Dokumenten an andere Teams abgebildet werden.

Hauptkomponenten

Die Hauptkomponenten von Advernet.de DMS sind Advernet.de DMS webapp, eine Web-Anwendung, Advernet.de DMS API, eine REST-API, sowie Advernet.de DMS base, eine Datenbank.

Systemumgebung

Teams und Ablagefächer

Teams stellen Gruppen von Benutzern dar, die mit einer gemeinsamen Menge von Dokumenten und zugehörigen Daten arbeiten. Ein Benutzer kann zu mehreren Teams gehören. Dokumente werden beim Hochladen zunächst dem Team des entsprechenden angemeldeten Benutzers zugeordnet. Dokumente können auch für andere Teams zum Zugriff freigegeben werden.

Das Team Administration muss immer vorhanden sein und als erstes Team angelegt werden. Weitere Teams können durch Aministratoren eingerichtet werden.

Bei der Erstinstallation werden zusätzlich die Teams Verwaltung, Buchhaltung, Management und Personal angelegt.

Dokumente sind je Team einem Ablagefach zugeordnet und können unter Einhaltung bestimmter Regeln in ein anderes Ablagefach des gleichen Teams verschoben werden.

Ablagefach Anmerkungen
Eingang Dieses Ablagefach dient dazu, neue Dokumente aufzunehmen, zu überprüfen und mit Zusatzinformationen zu versehen, die das Wiederfinden des Dokumentes sicherstellen sollen. In dieses Fach können nur Dokumente von außerhalb des DMS oder von anderen Teams hinzugefügt werden. Die Abarbeitung des Inhaltes dieses Ablagefachs sollte nach dem Hochladen neuer Dokumente zeitnah erfolgen.
Aktuell In diesem Fach können Dokumente aufbewahrt werden, die für aktuelle Vorgänge benötigt werden.
Wiedervorlage Das Fach ist vorgesehen für Dokumente, die in absehbarer Zeit benötigt werden. Ab dem zu dem jeweiligen Dokument angegebenen Wiedervorlage-Zeitpunkt ist dieses Dokument automatisch im Fach Aktuell zu finden.
Ablage Das Fach enthält Dokumente, die aktuell nicht benötigt werden aber archiviert bleiben sollen.
Papierkorb Das Fach ist für nicht mehr benötigte Dokumente vorgesehen. Dokumente können hier auch logisch gelöscht werden. Das Team, das ein Dokument im Papierkorb löscht, hat damit keinen Zugriff mehr auf das Dokument. Für andere Teams, die dieses Dokument abgelegt haben, bleibt es erhalten. Befindet sich das Dokument in keiner Ablage eines Teams, können die Daten und Zusatzinformationen zum Dokument durch den Serveradministrator dauerhaft gelöscht werden. Es bleiben nur wenige Angaben zurück, die die Nachvollziehbarkeit des Hochladens und Löschens des Dokumentes sicherstellen sollen.

Dokumente und Metadaten

Als Dokument im DMS bezeichnen wir eine Datei, die in das DMS hochgeladen wurde. Dokumenten im DMS werden automatisch und manuell Metadaten zugeordnet.

Dokumente werden immer in den Eingang eines Teams hochgeladen. Anschließend können sie in andere Ablagefächer verschoben oder an andere Teams weitergeleitet werden.

Beim erstmaligen Speichern des Dokumentes im DMS erhält das Dokument eine Dokumentennummer. Diese kann nicht mehr geändert oder neu vergeben werden.

Je nach Dateityp werden Dokumente teilweise unterschiedlich behandelt. Grundsätzlich kann jede Art von Dateien hochgeladen werden. Der bevorzugte Dateityp ist PDF.

Handelt es sich um eine PDF/A-Datei, wird dies in der Dokumenten-Vorschau mit dem Symbol Ⓐ gefolgt von der PDF/A-Version angezeigt. Für die Langzeitarchivierung empfehlen wir die Dateiformate PDF/A-1 und PDF/A-2. Liegt ein Dokument nicht in einem dieser Formate vor, sollte der zuständige Bearbeiter prüfen, ob eine Konvertierung in eines dieser Formate vorgenommen werden soll.

Dateitypen werden anhand der Endung des Dateinamens ermittelt.
Endung Typ
.pdf Portable Document Format
.jpg, .jpeg JPEG File Interchange Format
.tif, .tiff Tagged Image File Format
.png Portable Network Graphics
.eml E-Mail

Für die oben aufgezählten Typen (bekannte Typen) gibt es im DMS besondere Funktionen. Alle anderen Endungen (andere Typen) haben keine besonderen Funktionen.

Kann eine Datei trotz angegebener Endung eines bekannten Typs nicht als solcher behandelt werden, wird diese Datei wie andere Typen behandelt, also ohne Sonderfunktionen.

Beim Hochladen einer verschlüsselten PDF-Datei versucht das DMS, diese mit einem leeren Passwort zu entschlüsseln. Sofern dies erfolgreich ist, wird die Datei als bekannter Typ behandelt. Ist das Entschlüsseln mit leerem Passwort nicht erfolgreich, wird die Datei als anderer Typ behandelt.

Für die bekannten Typen werden

Für PDF-Dateien können zusätzlich auch für einzelne Seiten Vorschaugrafiken angezeigt und einzelne Seiten zu neuen PDF-Dokumenten hinzugefügt werden.

Die Dokumente werden im DMS mit exakt den hochgeladenen Daten gespeichert. Die Datenbank des DMS erlaubt keine Änderung der Dokumente und enthält verschiedene Mechanismen, die einer absichtlichen Manipulation entgegenwirken.

Zu den Dokumenten werden Metadaten (Zusatzinformationen) verwaltet, die teilweise veränderbar sind und insbesondere dem Wiederfinden der Dokumente dienen. Die Metadaten dienen zudem der Durchführung diverser Arbeitsabläufe, bei denen die Dokumente benötigt werden.

So können beispielsweise je Dokument mehrere Schlagworte gespeichert werden. Zu jedem Dokument kann es eine Notiz geben, die beispielsweise Anmerkungen zum Dokument oder Angaben im Rahmen verschiedener Arbeitsabläufe enthalten kann.

Bereits beim Hochladen können automatisch Metadaten entstehen, beispielsweise via OCR ermittelte Texte oder anhand des Dateinamens vergebene Schlagworte.

Dokumententyp, Dokumentendatum und Aufbewahrungsfrist

Jedem Dokument ist ein Dokumententyp und ein Dokumentendatum zugeordnet. Beim Hochladen des Dokumentes werden Dokumententyp und Dokumentendatum mit Standardwerten oder, unter bestimmten Voraussetzungen, aus Dateiname oder Volltext ermittelten Werten vorbelegt.

Solange sich das Dokument bei einem einzigen Team und im Ablagefach Eingang befindet, können Dokumentendatum und Dokumententyp durch Benutzer mit Berechtigung zum Bearbeiten von Zusatzinformationen geändert werden. Das Dokumentendatum darf dabei nicht größer als das Hochladedatum werden. Der Dokumententyp kann anhand einer vom Administrator festgelegten Auswahlliste geändert werden.

Aus Dokumententyp und Dokumentendatum ergibt sich ein Aufbewahrungsdatum.

Wird das Dokument aus dem Eingang verschoben, gelten für Änderungen des Dokumentendatums und des Dokumententyps strengere Regeln:

Dokumente bewegen

Dokumente verschieben

Für das jeweilige Team neue Dokumente erscheinen als erstes im Ablagefach Eingang.

Dokumente aus dem angezeigten Suchergebnis können in ein anderes Ablagefach via Drag & Drop verschoben werden. Es können ein einzelnes Dokument aber auch mehrere markierte Dokumente gleichzeitig verschoben werden.

Dokumente können nicht zurück in das Ablagefach Eingang verschoben werden.

Den Dokumenten im Ablagefach Wiedervorlage muss ein Wiedervorlage-Datum zugeordnet werden. Sie erscheinen zu diesem Datum automatisch im Ablagefach Aktuell.

Um Dokumente in das Ablagefach Ablage zu verschieben, müssen diese mindestens ein Schlagwort haben.

Dokumenten im Ablagefach Papierkorb muss ein Löschgrund zugeordnet werden. Dokumente aus diesem Ablagefach können auch logisch gelöscht werden.

Dokumente weiterleiten

Nur vorhanden, wenn optionales Feature Interne Weiterleitung aktiv ist.

Dokumente manuell weiterleiten

Die Funktion wird über den Button Weiterleiten aus der Dokumentenfenster-Toolbar für die markierten Dokumente ausgelöst.

Die markierten Dokumente können an ein anderes Team manuell weitergeleitet werden. Das neue Team hat dann auch Zugriff auf diese Dokumente und die entsprechenden Zusatzinformationen.

Es wird keine Kopie der Dokumentendaten erstellt sondern das neue Team erhält Zugriff auf die gleichen Daten zum Dokument.

Die Dokumente werden dem neuen Team in dessen Ablagefach Eingang bereitgestellt.

Automatische Weiterleitung

Anhand von Weiterleitungsregeln aus der Konfiguration der Anwendung, können Dokumente automatisch weitergeleitet werden.

Die Administration bearbeitet diese Regeln und kann über die geltenden Regeln Auskunft geben.

Löschen von Dokumenten

Dokumente können in den Papierkorb verschoben werden. Dafür muss ein gültiger Löschgrund aus einer vom Administrator festgelegten Auswahlliste angegeben werden.

Dokumente aus dem Papierkorb können von einem Benutzer mit Berechtigung für Managementfunktionen logisch für das jeweilige Team gelöscht werden. Damit wird die Zugriffsberechtigung des Teams auf das Dokument gelöscht. Der Zugriff anderer Teams auf das Dokument wird dadurch nicht berührt.

Dokumente ohne Teamzuordnung können deaktiviert oder auch physisch gelöscht werden. Dies geschieht ausserhalb der Webanwendung durch einen Serveradministrator mit entsprechender Berechtigung für den Datenbankzugriff.

Für deaktivierte Dokumente bleiben Dokumenteninhalt und Metadaten in der Datenbank erhalten.

Bei physisch gelöschten Dokumenten werden Dokumenteninhalt und Metadaten gelöscht und es bleiben nur noch einige Informationen wie Dokumentennummer und SHA256-Prüfsumme erhalten.

Über die Konfigurationsoption AcceptDeletedDocument kann der Serveradministrator steuern, ob deaktivierte bzw. gelöschte Dokumente erneut geladen werden dürfen.

Dokumente suchen

Die Suche nach Dokumenten erfolgt innerhalb der Dokumente des vom Benutzer jeweils aktivierten Ablagefachs und des Teams, unter dem der angemeldete Benutzer aktiv ist. Die Suche kann zusätzlich durch weitere Suchbegriffe, beispielsweise Schlagworte, eingeschränkt werden.

Nach der Dokumentensuche werden bis zu 100 gefundene Dokumente als Vorschau angezeigt. Sind mehr als 100 Dokumente im Suchergebnis, erfolgt ein entsprechender Hinweis an den Benutzer.

Die gefundenen Dokumente können angezeigt bzw. heruntergeladen werden. Je nach Berechtigung des Benutzers und anderen Restriktionen können Zusatzinformationen angezeigt oder geändert, Dokumente verschoben oder andere Aktionen ausgelöst werden.

Benutzer und Rollen

Um die Anwendung zu nutzen, müssen sich Benutzer mit Benutzername und Passwort anmelden. Entsprechend ihrer jeweiligen Zugriffsrechte dürfen sie dann auf elektronische Dokumente sowie andere Daten und Funktionen der Anwendung zugreifen.

Benutzer erhalten ihre Zugriffsrechte über Rollen. Je Team, zu dem der Benutzer zugeordnet ist, hat ein Benutzer eine Rolle. Die Rolle legt fest, welche Funktionen und welche Daten für den Benutzer innerhalb des Teams im Zugriff sind.

Um eine Funktion auszuführen, muss der Benutzer alle benötigten Rechte haben. Um beispielsweise Dokumente aus Eingang in Ablage zu verschieben, reicht es nicht aus, Dokumente aus Eingang einsehen zu können, sondern es muss auch die Berechtigung zum Hinzufügen von Dokumenten in das Fach Ablage vorhanden sein. Ebenso müssen alle anderen Bedingungen zum Durchführen der Funktion gegeben sein, die u. a. abhängig vom jeweiligen Ablagefach sind.

In der Standardkonfiguration sind folgende Rollen vorgesehen:

Die Rollen haben jeweils eine Kombination der folgenden Zugriffsrechte:

Folgende Tabelle zeigt die Zugriffsrechte der einzelnen Rollen.
Zugriffsrecht
Administration
Management
Bearbeitung
Aufnahme
Ablage
Archivierung
Anzeige
Download
Support
Transfer
Upload
Dokumente einsehen (Eingang) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Dokumente einsehen (Aktuell) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Dokumente einsehen (Wiedervorlage) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Dokumente einsehen (Ablage) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Dokumente einsehen (Papierkorb) ✔ ✔ ✔
Dokumente hinzufügen (Eingang) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Dokumente hinzufügen (Aktuell) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Dokumente hinzufügen (Wiedervorlage) ✔ ✔ ✔ ✔
Dokumente hinzufügen (Ablage) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Dokumente hinzufügen (Papierkorb) ✔ ✔ ✔ ✔
Metadaten einsehen ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Metadaten bearbeiten ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Neue Schlagworte vergeben ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Metadaten außerhalb Eingang ändern ✔
Dokumente logisch löschen ✔
Managementfunktionen ✔
Administrationsfunktionen (Team) ✔
Administrationsfunktionen (Anwendung) ✔
Nachricht an alle angemeldeten Benutzer ✔ ✔
Systeminformationen über API abrufen ✔ ✔

Anfangskonfiguration

In der ausgelieferten Anwendung sind die Rollen und Rollenberechtigungen wie unter Benutzer und Rollen in der mitgelieferten Dokumentation beschrieben. Änderungen hierzu sind in der Anwendung nicht vorgesehen, falls notwendig jedoch möglich. Solche Änderungen können in der Datenbank vorgenommen werden und müssen entsprechend dokumentiert werden.

Andere Konfigurationseinstellungen wie Dokumententypen, Reservierte Schlagworte, Präfix-Schlagworte und Löschgründe können vom Administrator mit den entsprechenden Berichten angezeigt werden.

Solche Konfigurationseinstellungen werden von den Installationsskripten der Datenbank vorgenommen. Bei der Erstanmeldung können weitere automatische Änderungen und Ergänzungen der Konfigurationseinstellungen vorgenommen werden.

Bitte überprüfen Sie die Anfangskonfiguration vor Nutzung der Anwendung und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen und Ergänzungen gemäß Ihren Anforderungen vor.

Historisierung und Protokollierung

Für diverse Datenbanktabellen sind Historisierungstabellen vorhanden. Bei Änderung oder Löschung eines Satzes in einer dieser Tabellen, wird der vorherige Inhalt automatisch durch die Datenbank in die entsprechende Historisierungstabelle geschrieben.

Bestimmte Benutzeraktivitäten werden meist automatisch durch die Datenbank protokolliert.

Bei Fragen zum DMS nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf!

040 228692950 oder info@advernet.de
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