Archivieren und verwalten Sie Ihre Geschäftsdokumente, z. B. Rechnungen und Lieferscheine, in unserem DMS! Sie können auf Ihre Dokumente über den Webbrowser oder die REST-API des DMS zugreifen. Bei allen unserer SaaS-Varianten erfolgt das Hosting auf einem Server in Deutschland.
Die Web-Anwendung kann via marktüblichem und standardkonformem Webbrowser eines internetfähigen Arbeitsplatzcomputers aufgerufen werden, unabhängig von dessen Betriebssystem und ohne weitere Software auf dem Arbeitsplatzcomputer installieren zu müssen. Dateien können mit dem Browserdialog hochgeladen und in die Datenbank als neue Dokumente abgelegt werden. Grundsätzlich kann jede Art von Dateien hochgeladen werden. Der bevorzugte Dateityp ist PDF. Wir empfehlen, Dokumente in den Langzeitarchivierungsformaten PDF/A-1 und PDF/A-2 in das DMS hochzuladen. Zu einem Dokument werden der hochgeladene Dateiinhalt und diverse Metadaten gespeichert.
Die REST-API ist eine Programmier-Schnittstelle, die den Datenaustausch zwischen DMS und anderen Anwendungen und somit eine systemübergreifende Automatisierung ermöglicht. Dokumente können mit Hilfe der REST-API aus anderen Anwendungen in das DMS abgelegt bzw. aus dem DMS abgerufen werden. Hierzu ist eine entsprechende Client-Anwendung notwendig, die nicht Teil des DMS ist.
Teams stellen Gruppen von Benutzern dar, die mit einer gemeinsamen Menge von Dokumenten arbeiten. Ein Benutzer kann zu mehreren Teams gehören, wobei er sich bei jeder Anmeldung in der Webanwendung nach Eingabe seines Benutzernamens und Passwortes für ein Team entscheiden muss. Je Team, zu dem der Benutzer zugeordnet ist, hat ein Benutzer eine Rolle. Die Rolle legt fest, welche Funktionen und welche Daten für den Benutzer innerhalb des Teams über die Webanwendung im Zugriff sind. Die Team-, Benutzer- und Rollenverwaltung erlaubt Administratoren über die Webanwendung Teams zu verwalten sowie Benutzerkonten, deren Teamzuordnungen und die entsprechenden Rollen festzulegen. Die oben erwähnten team- und rollenbasierten Zugriffsrechte gelten für Benutzer der Webanwendung. Benutzer, die direkten Zugriff auf die Datenbank haben, beispielsweise Serveradministratoren, erhalten ihre Zugriffsrechte über eine entsprechende Datenbankrolle.
Dokumente können an andere Teams weitergeleitet werden. Das Team, an das ein Dokument weitergeleitet wird, erhält zusätzlich zum weiterleitenden Team Zugriff auf das Dokument und die entsprechenden Metadaten. Anhand bestimmter Ereignisse, beispielsweise dem Setzen eines bestimmten Schlagwortes, können Dokumente auch automatisch an ein anderes Team weitergeleitet werden.
Lexware Office ist eine Online-Software von Lexware für Buchhaltung und Lohnabrechnung, mit der auch Rechnungen, Angebote und andere Dokumente erstellt und Prozesse automatisiert werden können. Über die Schnittstelle zu Lexware Office können Benutzer des Advernet.de DMS Dokumente mit einem Account bei Lexware Office austauschen.
Mit Hilfe der Advernet.de Vertragsverwaltung können Dokumente mit Typ Vertrag und die dazugehörigen Termine verwaltet werden. Zu jedem angezeigten Vertrag können mehrere Termine manuell eingetragen und verwaltet werden. Die Termine können als iCalendar heruntergeladen werden. Falls Sie eine Kalenderanwendung nutzen, die das Abonnieren von Kalendern als iCalendar im Netzwerk unterstützt, können Sie die Termine des Teams synchronisieren (nur lesbar). Über die Vertragsreferenz können die Verträge mit den dazugehörigen Anlagen, der Korrespondenz und anderen Dokumenten im DMS verknüpft werden. Über einen Button in der Spalte „Referenz“ wird zum Dokumentenfenster mit der entsprechenden Referenz als Filter gewechselt. Markierte Dokumente im Dokumentenfenster können über einen weiteren Button in der Spalte „Referenz“ zur Vertragsakte hinzugefügt werden.
Außer bei Nichterreichbarkeit der DMS-Instanz aus einem Grund außerhalb unseres Verantwortungsbereichs oder aufgrund notwendiger Betriebsunterbrechungen (Wartungsarbeiten, Datensicherung), sorgen wir für eine Erreichbarkeit der DMS-Instanz von 99% im Jahresmittel.
Das DMS wird in mehreren Varianten angeboten, darunter auch die auf dieser Seite aufgezählten Varianten, und wird im beschriebenen Funktionsumfang mit den auf dieser Seite genannten Nutzungsgrenzen bereitgestellt.
Den Dokumenten werden Metadaten zugeordnet. Diese gelten für alle Teams, die Zugriff auf dieses Dokument haben. Jedem Dokument ist, unter anderen Metadaten, ein Dokumententyp und ein Dokumentendatum zugeordnet. Der Dokumententyp kann aus einer vom Administrator festgelegten Liste ausgewählt werden. Auch andere Metadaten, beispielsweise Schlagworte und Notiz zu einem Dokument, können durch Benutzer bearbeitet werden. Einige Metadaten, beispielsweise das Datum des Hochladens, werden vom DMS automatisch gespeichert und können nicht durch den Benutzer geändert werden. Beim Hochladen eines neuen Dokumentes wird bei entsprechender Konfiguration versucht, aus dem Dateinamen und aus dem Volltext des Dokumentes (falls dieser ohne OCR ermittelt werden konnte), verschiedene Metadaten zu erzeugen. Dabei können das Dokumentendatum, der Dokumententyp und verschiedene Schlagworte anhand von regulären Ausdrücken vergeben werden. Die erzeugten Metadaten dienen als Vorbelegung der Metadaten des Dokumentes an Stelle der Standardwerte für Dokumentendatum, Dokumententyp und Schlagworte.
Mit Hilfe des Advernet.de E-Mail Archivers können E-Mails aus mehreren IMAP-Verzeichnissen via REST-API archiviert und den Benutzern des DMS bereitgestellt werden. Der Textteil einer E-Mail und deren Header werden als PDF-Dokument aufbereitet und die gesamte E-Mail im EML-Format an diese PDF angehängt. PDF-Anhänge können zusätzlich gesondert archiviert und mittels Prüfsumme mit dem aus der E-Mail generierten PDF-Dokument verknüpft werden.
Ein mehrstufiges Löschverfahren (verschieben in den Papierkorb, logisches Löschen, physisches Löschen) soll versehentliches Löschen erschweren sowie die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Beim Verschieben in den Papierkorb muss ein gültiger Löschgrund angegeben werden. Das physische Löschen ist nur direkt über die Datenbank durch den Serveradministrator möglich.
Für einige Datenbanktabellen sind Historisierungstabellen vorhanden. Bei Änderung oder Löschung eines Satzes in einer dieser Tabellen, wird der vorherige Inhalt automatisch durch die Datenbank in die entsprechende Historisierungstabelle geschrieben. Verschiedene Benutzeraktivitäten, beispielsweise die Anmeldung zur Webanwendung oder das Ändern bestimmter Datensätze, werden protokolliert.
Diese Funktion soll Unterstützung bei Aufbau und Pflege einer Verfahrensdokumentation für die Belegablage leisten. Die Unterstützung bezieht sich auf die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Die Funktion benötigt diverse Text- und Grafikbausteine, die den Umgang mit digitalen Dokumenten unter Verwendung des Advernet.de DMS beschreiben. Diese Bausteine können von der Advernet.de GmbH in Form einer Vorlage bezogen werden.
Einzelne Dokumente können zum Zugriff via URL freigegeben werden. Beim Zugriff auf das DMS mit dieser URL kann das entsprechende Dokument auch ohne Benutzeranmeldung heruntergeladen werden. Diese Funktion kann beispielsweise dazu genutzt werden, im LAN Dokumente über Links in Intranet-Seiten bereitzustellen.
Im Rahmen des Supports bearbeiten wir Fehlersituationen und beantworten Fragen zur Bedienung Ihrer DMS-Instanz. Zur Abgrenzung weisen wir darauf hin, dass Schulungen, Beratung bei fachlichen Problemen und über Fehlerbehebung hinausgehende Konfigurationsarbeiten und Programmierung nicht zum Support gehören. Supportanfragen können via Supportanfrageformular auf unserer Website oder per E-Mail gestellt werden. Der Support wird Montag bis Freitag, außer an gesetzlichen Feiertagen in Hamburg, erbracht. Die zugesagte Reaktionszeit auf eine Supportanfrage ist abhängig von der bestellten Variante.
Sie erhalten von unserem Support ein etwa 30 Minuten dauerndes persönliches Onboarding via Online-Meeting.
Die Suchfunktion ermöglicht es, den Dokumentenbestand nach verschiedenen Kriterien zu durchsuchen. Benutzer können in der Webanwendung mehrere Suchkriterien als Suchfilter angeben. Suchfilter können auch gespeichert und in einer späteren Benutzersitzung wiederverwendet werden. Gefundene Dokumente werden absteigend nach Dokumentennummer sortiert als Vorschau angezeigt. Die Vorschau besteht aus einer Vorschaugrafik und Kurzinformationen zum Dokument. Für bestimmte Dokumentenformate wird Text erzeugt, auch via OCR, der ebenfalls durchsucht werden kann.
Der Zugriff auf das DMS über die Weboberfläche ist durch Benutzername und Passwort gesichert. Gelangen diese in den Besitz eines Angreifers, kann dieser sich als Benutzer im DMS anmelden. Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung für das Advernet.de DMS, kann hier die Sicherheit erhöht werden. Nach der Eingabe von Benutzername und Passwort ist ein zweiter Faktor, in diesem Fall ein Einmalpasswort, notwendig. Dieses kann mit jeder TOTP-fähigen 2FA-App generiert werden.
Den Dokumententypen können Aufbewahrungsfristen zugeordnet werden. Diese geben an, welche Aufbewahrungsfrist für Dokumente des jeweiligen Typs gilt. Beim Verschieben von Dokumenten in den Papierkorb muss ein Löschgrund angegeben werden. Die Aufbewahrungsfrist verhindert nicht das Verschieben eines Dokumentes in den Papierkorb und auch nicht dessen Löschung. Sie soll eine Information für den Benutzer darstellen und ein versehentliches Verschieben in den Papierkorb erschweren.
Es können Dokumententypen festgelegt werden, die eine Versionierung der entsprechenden Dokumente zulassen. Zu Dokumenten mit einem solchen Typ können neue Dateien hochgeladen werden, die den Dateiinhalt dieser Dokumente ersetzen. Die neue Version gilt für alle Teams, die Zugriff auf das Dokument haben. Die alten Dateiinhalte sind nicht mehr als eigenständige Dokumente verfügbar, sie können jedoch noch als veraltete Versionen des Dokumentes angezeigt werden.
Anhand der bestehenden Schlagworte wird eine virtuelle Ordnerstruktur aufgebaut. Die Anzeige erfolgt als Schlagwortbaum. Bei Klick auf eines der Ordnersymbole werden eventuell vorhandene Unterordner angezeigt, d. h. zusätzlich zu dem angeklickten Schlagwort im Schlagwortbaum vorhandene Schlagworte.
Wir sorgen für eine Sicherungskopie der Datenbank des DMS. Die Sicherungskopie (Datenbankdump) wird täglich im Zeitraum zwischen 01:00 Uhr und 05:00 Uhr deutscher Ortszeit erstellt und führt zu einer Unterbrechung der Verfügbarkeit in diesem Zeitraum von bis zu 30 Minuten täglich.
Für die Bereitstellung Ihrer DMS-Instanz sind wir gemeinsam verpflichtet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß DSGVO zu schließen. Einen AVV finden Sie nach Ihrer Erstanmeldung unter Administrationsfunktionen → AVV anzeigen. Bitte akzeptieren Sie den AVV und bestätigen Sie uns dies per E-Mail. Änderungswünsche Ihrerseits berücksichtigen wir gerne.
Nachfolgende Preise verstehen sich als monatlich inkl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Sie gelten für die Bereitstellung des Services. Keine Versandkosten. Kostenpflichtige Dienstleistungen sind nicht enthalten. Bei Klick auf einen der weiter unten stehenden Bestellbuttons werden Sie an Digistore24 weitergeleitet.
Die maximale Anzahl von Benutzern, die gleichzeitig an der Serveranwendung angemeldet sein können (Concurrent User), ist auf zwei begrenzt.
Die Datenbank ist auf eine Größe von 1 GB beschränkt.
Die API des DMS kann so gedrosselt sein, dass nur noch maximal 10 Zugriffe (Requests) pro Minute erlaubt sind. Die tatsächliche Anzahl Zugriffe pro Minute kann auch kleiner als dieser Wert sein, falls der über die API des DMS verbundene Client z. B. aufgrund seiner eigenen benötigten Verarbeitungszeit oder Erreichbarkeit langsamer antwortet.
Die Anzahl hochgeladener Dokumente wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Die Anzahl Benutzerkonten (Named User) wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Es kann 1 IMAP-Account konfiguriert werden.
Die zugesagte Reaktionszeit auf eine eingegangene Supportanfrage beträgt 3 Arbeitstage.
Die maximale Anzahl von Benutzern, die gleichzeitig an der Serveranwendung angemeldet sein können (Concurrent User), ist auf zwei begrenzt.
Die Datenbank ist auf eine Größe von 10 GB beschränkt.
Die API des DMS kann so gedrosselt sein, dass nur noch maximal 20 Zugriffe (Requests) pro Minute erlaubt sind. Die tatsächliche Anzahl Zugriffe pro Minute kann auch kleiner als dieser Wert sein, falls der über die API des DMS verbundene Client z. B. aufgrund seiner eigenen benötigten Verarbeitungszeit oder Erreichbarkeit langsamer antwortet.
Die Anzahl hochgeladener Dokumente wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Die Anzahl Benutzerkonten (Named User) wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Es können 2 IMAP-Accounts konfiguriert werden.
Die zugesagte Reaktionszeit auf eine eingegangene Supportanfrage beträgt 2 Arbeitstage.
Die maximale Anzahl von Benutzern, die gleichzeitig an der Serveranwendung angemeldet sein können (Concurrent User), ist auf zwei begrenzt.
Im Rahmen des Pakets Basic ist die Datenbank ist auf eine Größe von 15 GB beschränkt.
Die API des DMS kann so gedrosselt sein, dass nur noch maximal 50 Zugriffe (Requests) pro Minute erlaubt sind. Die tatsächliche Anzahl Zugriffe pro Minute kann auch kleiner als dieser Wert sein, falls der über die API des DMS verbundene Client z. B. aufgrund seiner eigenen benötigten Verarbeitungszeit oder Erreichbarkeit langsamer antwortet.
Die Anzahl hochgeladener Dokumente wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Die Anzahl Benutzerkonten (Named User) wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Es können 4 IMAP-Accounts konfiguriert werden.
Die zugesagte Reaktionszeit auf eine eingegangene Supportanfrage beträgt 1 Arbeitstag.
Die maximale Anzahl von Benutzern, die gleichzeitig an der Serveranwendung angemeldet sein können (Concurrent User), ist auf drei begrenzt.
Die Datenbank ist auf eine Größe von 30 GB beschränkt.
Die API des DMS kann so gedrosselt sein, dass nur noch maximal 100 Zugriffe (Requests) pro Minute erlaubt sind. Die tatsächliche Anzahl Zugriffe pro Minute kann auch kleiner als dieser Wert sein, falls der über die API des DMS verbundene Client z. B. aufgrund seiner eigenen benötigten Verarbeitungszeit oder Erreichbarkeit langsamer antwortet.
Die Anzahl hochgeladener Dokumente wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Die Anzahl Benutzerkonten (Named User) wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Es können 8 IMAP-Accounts konfiguriert werden.
Die zugesagte Reaktionszeit auf eine eingegangene Supportanfrage beträgt 1 Arbeitstag.
Die maximale Anzahl von Benutzern, die gleichzeitig an der Serveranwendung angemeldet sein können (Concurrent User), ist auf fünf begrenzt.
Die Datenbank ist auf eine Größe von 50 GB beschränkt.
Die API des DMS kann so gedrosselt sein, dass nur noch maximal 300 Zugriffe (Requests) pro Minute erlaubt sind. Die tatsächliche Anzahl Zugriffe pro Minute kann auch kleiner als dieser Wert sein, falls der über die API des DMS verbundene Client z. B. aufgrund seiner eigenen benötigten Verarbeitungszeit oder Erreichbarkeit langsamer antwortet.
Die Anzahl hochgeladener Dokumente wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Die Anzahl Benutzerkonten (Named User) wird durch die Lizenz nicht eingeschränkt. Sie ist durch den verfügbaren Speicherplatz und technisch bedingt auf etwa zwei Milliarden begrenzt.
Es können 16 IMAP-Accounts konfiguriert werden.
Die zugesagte Reaktionszeit auf eine eingegangene Supportanfrage beträgt 1 Arbeitstag.
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