Benutzer und Rollen

Benutzer erhalten ihre Zugriffsrechte über Rollen. Je Team, zu dem der Benutzer zugeordnet ist, hat dieser eine Rolle. Die Rolle legt fest, welche Funktionen und welche Daten für den Benutzer innerhalb des Teams im Zugriff sind.

Um eine Funktion auszuführen, muss der Benutzer alle benötigten Rechte haben. Um beispielsweise Dokumente aus Eingang in Ablage zu verschieben, reicht es nicht aus, Dokumente aus Eingang einsehen zu können, sondern es muss auch die Berechtigung zum Hinzufügen von Dokumenten in das Fach Ablage vorhanden sein. Ebenso müssen alle anderen Bedingungen zum Durchführen der Funktion gegeben sein, die u. a. abhängig vom jeweiligen Ablagefach sind.

Folgende Tabelle zeigt die Zugriffsrechte der einzelnen Rollen.

Zugriffsrecht
Administration
Management
Bearbeitung
Ablage
Archivierung
Anzeige
Download
Support
Transfer
Upload
Dokumente einsehen (Eingang)
Dokumente einsehen (Aktuell)
Dokumente einsehen (Wiedervorlage)
Dokumente einsehen (Ablage)
Dokumente einsehen (Papierkorb)
Dokumente hinzufügen (Eingang)
Dokumente hinzufügen (Aktuell)
Dokumente hinzufügen (Wiedervorlage)
Dokumente hinzufügen (Ablage)
Dokumente hinzufügen (Papierkorb)
Zusatzinformationen einsehen
Zusatzinformationen bearbeiten
Neue Schlagworte vergeben
Dokumente logisch löschen
Managementfunktionen
Administrationsfunktionen (Team)
Administrationsfunktionen (Anwendung)
Nachricht an alle angemeldeten Benutzer
Systeminformationen über API abrufen

Änderungen der Zugriffsrechte von Rollen sind in der Anwendung nicht vorgesehen, falls notwendig jedoch möglich. Solche Änderungen können in der Datenbank vorgenommen werden und müssen entsprechend dokumentiert werden.

Nicht jede Kombination von Rechten ist sinnvoll. Bevor eine neue oder veränderte Rolle verwendet wird, muss unbedingt getestet werden, ob die Rolle nur die gewünschten Rechte und nicht mehr Rechte erhalten hat.

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