DMS-Software für den Mittelstand

Digitale Dokumente effizient verwalten und Arbeitsabläufe verschlanken.

Drei Gründe für Advernet.de DMS

Merkmale Advernet.de DMS Version 2.0

Webbasierte Benutzeroberfläche
Die Web-Anwendung kann via marktüblichem und standardkonformem Webbrowser eines internetfähigen Arbeitsplatzcomputers aufgerufen werden, unabhängig von dessen Betriebssystem und ohne weitere Software auf dem Arbeitsplatzcomputer installieren zu müssen.
Rollenbasierte Berechtigungen
Benutzer und Dokumente sind Teams zugeordnet. Ein Benutzer kann auf die Dokumente der Teams, für die er berechtigt ist, entsprechend seiner Benutzerrolle für das jeweilige Team zugreifen.
Webbasierte Benutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung erlaubt Administratoren über die Webanwendung Benutzerkonten, deren Teamzuordnungen und die entsprechenden Rollen zu verwalten. Die Benutzerverwaltung ist deaktiviert, wenn das optionale Feature LDAP-Schnittstelle aktiv ist.
LDAP-Schnittstelle
Ist das optionale Feature LDAP-Schnittstelle aktiv, fragt das DMS bei der Anmeldung nach Eingabe des Benutzernamens und Passwortes einen in der Konfiguration angegebenen LDAP-Server, ob der Benutzer für das DMS berechtigt ist und ggf. welche Berechtigungen er hat. Die Gruppen für die der Benutzer laut LDAP berechtigt ist, werden bestehenden Teams und Rollen des DMS zugeordnet. Die Funktionen Benutzerverwaltung, Passwortwechsel und Teamverwaltung sind in der Webanwendung nicht aktiv, da die entsprechenden Informationen zu der LDAP-Schnittstelle gehören.
Automatisierbare Verschlagwortung
Die Verschlagwortung neuer Dokumente kann automatisiert werden, beispielsweise kann die Verschlagwortung nach regulären Ausdrücken aus Dateiname und/oder Volltext erfolgen.
Dokumententransfer-API
Dokumente können mit Hilfe der HTTP-basierten Dokumententransfer-API, im Folgenden auch nur API, aus anderen Anwendungen in das DMS abgelegt bzw. aus dem DMS abgerufen werden. Hierzu ist eine entsprechende Client-Anwendung notwendig. Die Client-Anwendung stellt via API entsprechende Anfragen, die das DMS beantwortet. Das DMS kann selbst als Client-Anwendung fungieren. Abgesehen von dem im DMS vorhandenen Client, ist die Client-Anwendung nicht Teil des DMS. Eine API-Dokumentation wird für Softwarehersteller, die eine Client-Anwendung realisieren oder ihre Software entsprechend erweitern möchten, bereitgestellt.
Schnittstelle zu OCR-Programm
Für bestimmte Dokumentenarten werden nach dem Hochladen durch Aufruf des OCR-Programmes Tesseract auch Texte via OCR erzeugt.
Notizen mit Dokumententenverknüpfungen
Zu den einzelnen Dokumenten kann eine Notiz eingegeben werden, die beispielsweise den Bearbeitungsstand eines Vorgangs, für den das Dokument benötigt wird, wiedergeben kann. Die Dokumentennotiz kann Verweise auf andere Dokumente enthalten, die als Links auf diese Dokumente angezeigt werden können.
Versionierung
Es können Dokumententypen festgelegt werden, die eine Versionierung der entsprechenden Dokumente zulassen.
Konfigurierbare Schlagworte
Einzelne Schlagworte oder solche mit bestimmten Präfixen können besondere Eigenschaften erhalten, z. B. Auslösen der Protokollierung bei ihrer Verwendung.
Konfigurierbare Exportfunktion
Dokumente können als ZIP-Archiv exportiert werden, die auch Metadaten als CSV-Dateien in konfigurierbaren Formaten enthalten können.
Direktaufruf von Dokumenten via URL
Einzelne Dokumente können zum Zugriff via URL freigegeben werden. Beim Zugriff auf das DMS mit dieser URL kann das entsprechende Dokument auch ohne Benutzeranmeldung heruntergeladen werden. Diese Funktion kann beispielsweise dazu genutzt werden, im LAN Dokumente über Links in Intranet-Seiten bereitzustellen.
Suchfunktion
Die Suchfunktion ermöglicht es, den Dokumentenbestand nach verschiedenen Kriterien zu durchsuchen. Für bestimmte Dokumentenformate kann in der Suchfunktion auch die Suche in Textbestandteilen erfolgen. Benutzer können in der Webanwendung mehrere Suchkriterien als Suchfilter angeben. Suchfilter können auch gespeichert und in einer späteren Benutzersitzung wiederverwendet werden.
Suchauftrag
Die Funktion ermöglicht eine Suche nach regulären Ausdrücken gemäß POSIX im Volltext der Dokumente. Zusätzlich kann die Suche nach Dokumententyp und einem vorhandenen oder fehlenden Schlagwort eingeschränkt werden.
Wiedervorlagefunktion
Dokumente, die in absehbarer Zeit benötigt werden, können in das Wiedervorlage-Ablagefach verschoben werden. Zum festgelegten Wiedervorlagedatum erscheinen diese automatisch im Aktuell-Ablagefach.
Schnittstelle für individuelle Anpassungen
Über eine vorgesehene Programmier-Schnittstelle können individuelle Anpassungen einiger Funktionen je Team vorgenommen werden.
Automatische Weiterleitung
Anhand bestimmter Ereignisse, beispielsweise dem Setzen eines bestimmten Stempels oder Schlagwortes, können Dokumente automatisch an ein anderes Team weitergeleitet werden.
Differenz-Suche
Über diese Suchfunktion können Dokumente eines Teams aufgezählt werden, die bei einem bestimmten anderen Team nicht vorhanden sind. Die Funktion soll beim Auffinden von evtl. notwendigen, noch nicht erfolgten Weiterleitungen helfen.
Team-Messenger
Angemeldete Benutzer können innerhalb ihres Teams Nachrichten versenden.
Verfahrensdokumentationsassistent
Diese Funktion soll Unterstützung bei Aufbau und Pflege einer Verfahrensdokumentation für die Belegablage leisten. Die Unterstützung bezieht sich auf die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Die Funktion benötigt diverse Text- und Grafikbausteine, die den Umgang mit digitalen Dokumenten unter Verwendung des Advernet.de DMS beschreiben. Diese Bausteine können von der Advernet.de GmbH in Form einer Vorlage bezogen werden.
Advernet.de DMS Version 2.0 ist eine Weiterentwicklung der Advernet.de DMS Version 1.2, die noch lieferbar ist.

Screenshots

Die folgenden Screenshots sind Beispiele zur Benutzeroberfläche von Advernet.de DMS.

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